Atos kan u helpen bij het beter benutten van de e-Suite

Uw gemeente werkt met de Atos e-Suite maar wil deze graag breder en beter benutten? Uw doelen (efficiency, goede en transparante dienstverlening) worden pas echt gerealiseerd door een effectieve implementatie van de tool. Atos zorgt voor synergie tussen implementatie en techniek en kan u als enige een sluitende dienst leveren om de techniek en functionaliteit van de e-Suite met behulp van de nieuwste methoden en inzichten in uw organisatie(processen) tot hun recht te laten komen. 

Goed benutten Atos e-Suite

Atos heeft bij meer dan 50 gemeenten processen helpen ontwerpen en herinrichten. Atos kan daardoor samen met uw medewerkers kritisch kijken naar de huidige processen en ervoor zorgen dat goede processen als e-dienst- snel werkend zijn en de e-Suite breed inzetbaar is. Daarmee realiseert u meer e-dienstverlening en klantvriendelijke, efficiënte processen van hoge kwaliteit.

Atos heeft een breed aanbod om u te helpen het zaakgericht werken, inclusief de e-Suite in uw gemeente te implementeren. Het aanbod bestaat uit het verzorgen van programma- en projectmanagement, advies over de wijze waarop processen worden ingericht in de e-Suite, procesoptimalisatie, trainingen voor de medewerkers en het inrichten van de processen in de e-Suite. Voor de inrichting van complexere processen in de e-Suite heeft Atos een specifieke aanpak ontwikkeld. We leggen u kort uit hoe u deze processen in zes stappen werkend heeft in de e-Suite.

Kenmerkend voor onze aanpak zijn de 5 S’en die staan voor: Samen – Snel – Slim – Standaard – Systeem.

  • Samen houdt in dat we met uw medewerkers aan de slag gaan en ze intensief betrekken bij het traject tot en met de nazorg. 
  • Snel staat voor een korte doorlooptijd.
  • Zaakgericht werken wordt Slim gemaakt door knelpunten en verspilling uit het proces te halen met behulp van de lean management principes.
  • Standaard waar het kan, maatwerk waar nodig.
  • Alles wat gedaan wordt past binnen de functionaliteiten van het Systeem (de e-Suite).  

Onze aanpak: strak en snel

De aanpak kent een strakke planning waarbij binnen een korte doorlooptijd de onderstaande stappen worden doorlopen.

Stap 1: voorbereiding

Een goede voorbereiding en strakke regie zijn nodig om het gewenste resultaat te behalen. De voorbereiding bestaat uit het verzamelen van informatie over het proces, het maken van afspraken en het opstellen van een planning. Alle betrokkenen worden geïnformeerd over de kaders, uitgangspunten en aanpak.

Stap 2: procesanalyse

Samen met medewerkers uit het proces brengt de procesbegeleider van Atos in een dagdeel of een dag de huidige manier van werken in kaart, benoemt knelpunten, onderkent verspilling en bedenkt oplossingen binnen de mogelijkheden van de e-Suite.

Stap 3: detailontwerp

De nieuwe werkwijze wordt in detail vastgelegd en e-formulieren worden ontworpen. De e-dienst wordt op het detailniveau ontworpen dat nodig is om hem direct in te richten in de e-Suite.

Stap 4: inrichten in de e-Suite

Het zaaktype, de procesflow en de benodigde taakschermen van de e-dienst worden geconfigureerd in respectievelijk de zaaktypecatalogus en de grafische editors van de e-Suite. De nieuwe e-dienst wordt vervolgens getest en na acceptatie vrijgegeven voor oplevering.

Stap 5: invoeren e-dienst en nazorg

Nadat de medewerkers geïnstrueerd zijn wordt gestart met de nieuwe werkwijze. 

De rol van Atos

Atos levert een procesbegeleider die goed bekend is met gemeentelijke processen, hergebruik van de King/Dimpact zaaktypecatalogus, lean management en de e-Suite. De gemeente kan ervoor kiezen zelf een configuratie specialist te leveren, maar kan die rol ook uitbesteden aan Atos.

 

Vragen of meer weten? Neem contact op met Bart van den Broek. Hij vertelt u graag meer over onze aanpak en behaalde resultaten! 

T: +31 6 53 33 74 38

@: bart.vandenbroek@atos.net